Het belang van een organisatiestructuur
Bedrijven hebben structuur nodig om te kunnen functioneren en groeien. Zonder structuur is er weinig duidelijkheid en focus; niemand weet aan wie hij moet rapporteren en verantwoordelijkheden worden niet goed doorgegeven.
Structuur is de reden waarom we naar bedrijven verwijzen als ‘organisaties’. Er is een georganiseerde stroom van leiderschap en autoriteit waarbij elk individu een duidelijk idee moet hebben van wat ze doen, aan wie ze toezicht houden en aan wie ze uiteindelijk rapporteren.
Als jouw bedrijf geen formele organisatiestructuur heeft, vraag je om problemen. Het goede nieuws is echter dat het eenvoudiger dan ooit is om organigrammen te maken die kunnen worden gedeeld en bekeken voor meer duidelijkheid in het hele bedrijf. Maar voordat je dit doet, moet je jouw bedrijf zorgvuldig analyseren en overwegen waar je aan toe bent.
Creëer een organisatiestructuur voor jouw bedrijf
Hoewel je misschien een beeld in jouw hoofd hebt van hoe de structuur van jouw organisatie eruitziet, is het verstandig om een visuele grafiek te maken waarnaar iedereen in het bedrijf kan verwijzen. Deze grafieken zijn om een aantal redenen nuttig, waaronder:
- Tonen van werkverantwoordelijkheden en rapportagerelaties
- Verbetering van de communicatielijnen
- De verwarring tussen afdelingen verminderen
- Een visuele werknemerslijst maken
- Beter beheer en groei mogelijk maken
Hoe de organisatiestructuur te verbeteren
De manier waarop je jouw bedrijf structureert, kan jouw efficiëntie en het moreel van jouw bedrijf beïnvloeden. Een structuur die niet duidelijk maakt waar de autoriteit ligt, kan werknemers in verwarring brengen over de vraag bij wie ze terecht kunnen voor leiding of autorisatie. Zelfs als je jouw organisatie bent begonnen met een goed ontworpen structuur, is het mogelijk dat jouw bedrijf is gegroeid en het oorspronkelijke ontwerp is ontgroeid.
Schrijf jouw huidige organisatiestructuur op
Of jouw organisatie nu een grote hiërarchie is met één persoon aan de top en meerdere managementlagen of een klein bedrijf waar alle besluitvorming van jou komt, je zal het op papier moeten zetten voordat je besluit hoe je het kunt verbeteren. De standaardaanpak is om voor elke personeelspositie een kader te tekenen met lijnen die van en naar het kader leiden om de personen weer te geven die het personeelslid beheert en aan wie rapporteert.
Bepaal of de structuur past bij jouw organisatie en de doelen uitvoert
Het kan zijn dat alles wat je nodig hebt om dingen te verbeteren, het verwijderen van een managementlaag is, maar het is ook mogelijk dat als je bent uitgebreid naar meerdere locaties, de managers in verschillende steden meer onafhankelijkheid of flexibiliteit nodig hebben om de klus te klaren.
Selecteer de nieuwe structuur die de meeste efficiëntie en productiviteit mogelijk maakt
Verantwoordelijkheid geografisch toewijzen is één benadering. Een andere benadering is om afzonderlijke commandostructuren te structureren in personeelszaken, verkoop, IT en andere afdelingen. Een derde is om de activiteiten op te splitsen op basis van de markt – het bedrijf structureren op basis van wie zakendoet met zakelijke klanten, kleine bedrijven, overheidsklanten, enzovoort. Je kunt ook een hiërarchische structuur volledig afwijzen en flexibele teams creëren om aan verschillende projecten te werken.
Deel de nieuwe organigrammen met de organisatie
Medewerkers moeten weten aan wie ze rapporteren, met wie ze contact opnemen voor informatie en wie verantwoordelijk is voor verschillende functies in het systeem. Structuur als geheim behandelen leidt alleen maar tot verwarring.
