Praktische tips voor een succesvolle overlegstructuur

Alles wat je voldoende aandacht geeft blijft groeien! Een overlegstructuur is van belang bij elk bedrijf, of je nou een grote organisatieverandering aan het doorvoeren bent of om simpelweg te zien hoe de verkopers ervoor staan. We gaan er vaak te snel vanuit dat zaken wel worden opgelost als we het één keer vragen, dit is jammer genoeg vaak niet zo. Het doel van deze blog is dan ook om het tempo van een verandering erin te houden en overlegstructuren zo efficiënt mogelijk te maken.

Pijnpunten

Zoals hierboven ook genoemd, het is vaak een frustratie van leidinggevenden dat medewerkers sommige zaken niet zelf oppakken.

Soms is er wel een overlegstructuur aanwezig maar die zijn totaal niet efficiënt. U zult vast één of meer van de volgende punten kunt herkennen.

• Er worden teveel onderwerpen behandeld tijdens de vergadering.
• Elke vergadering is er een standaard verhaal en aan het einde weet niemand wat er nou echt besloten is.
• Voortgangsgesprekken worden makkelijk verplaatst, ze zijn niet dringend genoeg.
• We werken teveel in de waan van de dag in plaats van op langere termijn te denken.

Herkent u niet één van deze punten? Dan feliciteer ik u met u goede overlegstructuur! Zo niet, dan adviseer ik u om verder te lezen.

Hoe zorgen we voor die succesvolle overlegstructuur?

Pas de volgende stappen toe en u zult zien dat er direct resultaat ontstaat.

1. Plan het overlegstructuur

Pak een gedeelde agenda erbij en plan de 1 op 1 gesprekken, telefonische en gezamenlijke besprekingen vooruit.

Denk na of deze frequentie ervoor zorgt dat u uw doel gaat bereiken. Whatsapp gesprekken en/of Skype sessies kunnen oplossingen zijn om bij tijdgebrek de overlegstructuur te onderhouden.

2. Informele sessies

Denk na over bijvoorbeeld teambuilding activiteiten waardoor werknemers elkaar en het management meer gaan vertrouwen. Hierdoor zullen gesprekken soepeler lopen en afspraken makkelijker nagekomen worden. (Mensen hebben door meer vertrouwen sneller wat voor elkaar over)

3. Draagvlak creëren

Door een strategische sessie met het personeel, kunt u inzichtelijk maken waarom een overlegstructuur van belang is. Hierin worden actiepunten besproken, waarvan de voortgang bewaakt zal worden. Bespreek deze punten ook in voortgangsgesprekken.

4. Standvastig

Zorg vanuit het management en de voorgangsbewaker dat de overlegstructuur echt wordt gebruikt, het zal even duren voordat het volledig is opgenomen in de organisatie.

5. Weerstanden

Maak lastige onderwerpen bespreekbaar, voelt u dat medewerkers weerstanden hebben? Praat hierover en neem deze weerstanden bij ze weg. Hierdoor voelt iedereen zich ook begrepen en gehoord, dit bouwt ook vertrouwen op.

Er zijn ook nog enkele valkuilen waardoor overlegstructuren toch mislukken.

We zien allereerst dat men toch in de oude patronen terugvalt, lees daar meer over via deze link:

Aanleren vaardigheden

Veel managers beseffen niet dat als ze één keer een verhaal vertellen over waarom ze als organisatie moeten veranderen, dat dan niet direct bij iedereen een kwartje valt. U zal meer moeite moeten doen om iedereen te overtuigen en mee te krijgen in een verandering, zoals nu bij een overlegstructuur. Bij MMCenter volgen we bij veranderingen het 8-stappenplan van J. Kotter.

Door regelmatig aan te kaarten hoe het met de voortgang staat, laat u ook richting het personeel zien hoe urgent de verandering is en welke resultaten dit heeft. Vaak zien we jammer genoeg dat dit ook door het management toch vergeten wordt.

Soms is de communicatie tussen managers en werknemers een ouder-kind verhouding. “doe dit!” “Waarom doe je dit nou weer?”. U kunt als manager soms dingen wel 20 keer herhalen en toch gebeurt het niet. U zult een gesprek moeten voeren om te achterhalen waarom een werknemer niet doet wat u van hem of haar vraagt.

Samenvatting

• Zorg voor een goede overlegstructuur
  • Efficiënt vergaderen
  • Voortgangsgesprekken blijven voeren
  • Coaching gesprekken inplannen
  • Telefonische en email opvolging voor voortgangsbewaking
• Houd de overlegstructuur vast, het resultaat komt pas later
• Leg strategische doelen vast en laat die in vervolggesprekken terugkomen
• Durf over lastige zaken te spreken, neem weerstanden bij het personeel weg

Vervolg

Heeft u al deze punten doorlopen en ziet u dat er toch nog dingen niet goed gaan binnen uw overlegstructuur? Of wilt u praktische zaken over de overlegstructuur bespreken? Maak dan gerust een afspraak en we helpen u hiermee!

Maak een afspraak